Uroczyste otwarcie nowego obiektu nie jest wydarzeniem tylko dla zaproszonych gości. Tego samego dnia normalnie pracują pracownicy, dostawcy korzystają z dojazdu, a sąsiedzi mogą odczuć zmianę ruchu i hałasu. Dobry scenariusz uwzględnia te grupy przed wyborem wieczornej oprawy.
Jedna mapa, trzy perspektywy
Na planie zaznacz trasę gości, dojścia pracowników oraz miejsca, które muszą pozostać dostępne dla służb i obsługi obiektu. Wejście reprezentacyjne nie powinno blokować codziennych funkcji budynku. Osobno ustal punkt zbiórki po części oficjalnej i miejsce, z którego goście będą oglądali ewentualny finał.
Porozmawiaj z sąsiedztwem wcześniej
Informacja wysłana w dniu wydarzenia niewiele pomaga. Podaj sąsiadom przewidywane godziny zwiększonego ruchu, źródło kontaktu i plan ewentualnych zmian. Jeśli oprawa może wiązać się z intensywnym światłem lub dźwiękiem, nie ukrywaj tego pod ogólnym hasłem „atrakcja”. Rozważ też wariant rezygnacji, gdy warunki miejsca okażą się nieodpowiednie.
Oprawa jest jedną z decyzji, nie celem otwarcia
Weco informuje o usługach pokazowych. W katalogu są m.in. fontanny i efekty dymne. To różne kategorie, które mogą być punktem wyjścia do rozmowy z wykonawcą, ale sam opis kategorii nie rozstrzyga, czy dana atrakcja pasuje do otoczenia obiektu.
Ostateczny scenariusz uzgodnij z zarządcą, organizatorem i właściwym wykonawcą, biorąc pod uwagę wymagania miejsca oraz aktualne zasady. Pracownicy powinni wiedzieć, gdzie kierować gości przy zmianie programu. Po wydarzeniu zbierz uwagi nie tylko od zaproszonych, lecz także od zespołu obiektu i sąsiadów — to najlepsza ocena, czy otwarcie przebiegło odpowiedzialnie.